Ø      Lễ tân cần đảm bảo mọi điều kiện tốt nhất để các phiên dịch hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Ø      Các bên tham gia nên sử dụng tiếng mẹ đẻ của mình trong giao tiếp.

Ø      Nên sử dụng phiên dịch chuyên nghiệp thay vì tự phiên dịch.

Ø      Tuy nhiên ngoài khuông khổ lễ nghi chính thức việc nói chuyện bằng ngôn ngữ của khách luôn được đánh giá cao.

Thông báo đầy đủ cho phiên dịch

Ø      Nên thông tin đầy đủ cho phiên dịch về nội dung của hoạt động cũng như về các yêu cầu nghi lễ, trang phục.

Ø      Nên đưa trước cho phiên dịch nội dung các bài phát biểu.

Ø      Nên tạo điều kiện để phiên dịch làm quen với những người mà họ sẽ phải làm trung gian trong suốt hội nghị.

Ø      Nên cử riêng một người phụ trách phiên dịch trong ban tổ chức có trách nhiệm thông báo mọi thông tin cho phiên dịch.

Ø      Khi đi xe, nếu cần phiên dịch trên xe thì nên bố trí ghế phụ cho họ.

Ø      Tránh để phiên dịch ngồi xe quá xa.

Hình thức dịch

Ø      Phiên dịch lần lượt từng câu một

Ø      Phiên dịch đồng thời không ca bin: phiên dịch nói to cùng diễn giả.

Sắp xếp chỗ ngồi cho phiên dịch

Ø      Tại bàn hội nghị khi hai đoàn đại biểu ngồi đối diện nhau, phiên dịch được bố trí như hình 1-2

Ø      Trong một bữa tiệc (hình 3.4.5)

Ø      Tại bàn danh dự hình chữ nhật (hình 5, 6)

Ø      Trường hợp bàn tròn và bữa tiệc không chính thức (hình 7)

Ø      Khi hai người đối thoại trực tiếp ngồi cạnh nhau, nhưng không phải là tại hội nghị và chỉ có một phiên dịch (hình 8)

Ø      Nếu có 2 phiên dịch (hình 9)

Ø      Khi 2 người vừa đi vừa nói chuyện phiên dịch đi giữa sau khoảng một bước chân.

Ø      Khi đứng phát biểu trước một cử tọa, phiên dịch đứng cách xa diễn giả khoảng 2 m

Ø      Khi chụp ảnh phiên dịch cần phải tránh mặt ra nơi khác.

Nên dùng 2 phiên dịch và mỗi phiên dịch sẽ chỉ dịch xuôi từ tiếng nước ngoài ra tiếng mẹ đẻ.

Kín đáo

Ø      Trong mọi tình huống phiên dịch không được bắt chuyện với các chính khách ngồi cạnh mình. Nếu họ cố tình bắt chuyện phiên dịch cần chủ động tránh.

Phiên dịch phải tuyệt đối tôn trọng nguyên tác bảo mật.