Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao – Bài 2

Bố trí chỗ ngồi theo cấp bậc và ngôi thứ trong một hoạt động nghi lễ, bữa tiệc, trong một cuộc hội đàm là một trong những việc tế nhị nhất trong công tác lễ tân, nó được xem là môn khoa học có tính nghệ thuật ứng xử, đảm bảo tính tôn trọng và bình đẳng trong thứ bậc, góp phần quan trọng cho hoạt động ngoại giao thành công. Những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bạc xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau: danh sach sngôi thứ cho nhà nươc, các tổ chức, định chế công bố, từ tập quán ngoại giao, từ sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép lịch sự xã giao trong trộng đồng. Sau đây, xin giới thiệu một số nguyên tắc cơ bản trong xác định ngôi thứ lễ tân. Mỗi nguyên tắc có thể đúng nếu đứng riêng một mình, nhưng chỉ là tương đối nếu kết hợp đồng thời nhiều nguyên tắc, buộc người thực hiện linh hoạt lựa chọn nguyên tắc ắp dụng.

– Nguyên tắc tôn ti trật tự:, người trên trước người dưới: người được công nhận là quan trọng nhất được xếp vào vị trí được coi là hàng đầun, người kém quan trọng nhất được xếp ở vị trí cuối cùng. Thực hiện quy tắc này trong sắp xếp ngôi thứ, người ta thương căn cứ vào cấp bậc, tuổi tác, thâm niên và thực tế công tác: người có cấp bậc cao hơn sẽ ngồi ở vị trí cao hơn. Nếu hai người có cùng cấp bậc, người có thâm niên lâu hơn sẽ được xếp vị trí cao hơn. Nếu cùng thâm niên, thì người nhiều tuổi hơn sẽ được xếp vị trí cao hơn. Người tiền nhiệm sẽ xếp sau người đương nhiệm, người giữ cương vị danh dự đương nhiên ở sau người giữ chức vụ thực tế.

– Thứ tự chính thức của ngôi thứ: Thường phải có văn bản quy định vị trí và ngôi thứ của một quốc gia, một đơn vị, tổ chức, căn cứ theo tầm quan trọng hay tiêu chí đề ra của quốc gia, đơn vị hay tổ chức đó. Ngôi thứ trong cùng một đoàn của một nước do nước đó quyết định trên cơ sở văn bản quy định ngôi thứ của họ. Vì vậy, nên có sự phối hợp với người chịu trách nhiệm lễ tân của các đoàn nước khách để lấy thông tin về thứ bậc của họ. Trong một cuộc hội nghị, thứ tự sắp xếp trong phái đoàn của một nước nên để cho họ tự sắp xếp nếu trước đó chưa có liên hệ về lễ tân.

– Nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước: Các nhà nước có chủ quyền đều bình đẳng như nhau. Các nguyên thủ quốc gia Trong một cuộc hội nghị hay đàm phán, nguyên tắc này được đặc biệt chú trọng. Để giải quyết nguyên tắc ngôi thứ này, việc sắp xếp ngôi thứ của các quốc gia (cờ, vị trí phái đoàn đại diện quốc gia) trong một cuộc hội nghị, một cuộc đàm phán… đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn thì được giải quyết theo thứ tự ABC từ A -Z hoặc theo nguyên tắc thứ thự ABC bốc thăm chữ cái đứng đầu hoặc căn cứ vào một tiêu chí khác dựa trên tính chất của từng hội nghị. Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc và quy chế đại diện, vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm, vào tuổi tác, thâm nhiên và danh tiếng của người đó. Việc sắp xếp thứ tự các cá nhân đại diện quốc gia (nguyên thủ quốc gia, đại sứ) trong một buổi lễ, một bữa tiệc…. sẽ căn cứ vào tuổi và thâm niên công tác trên cương vị nguyên thủ hay đại sứ hoặc dựa trên một số tiêu chí khác như mức độ quan hệ… Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối.

– Nguyên tắc ngôi thứ không uỷ quyền: một người khi đại diện cho một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện, nếu người đại diện không đồng cấp, trừ trường hợp đại diện cho nguyên thủ quốc gia, và rộng hơn cho một vị trí không thể có người đồng cấp (bí thư tỉnh uỷ, chủ tịch UBND tỉnh..ở trong một tỉnh). Trong trường hợp sau, người đại điện được đối xử trọng thị như người được đại diện.

– Nguyên tắc nhường chỗ và nguyên tắc lịch sự với phụ nữ: thường thì chủ một buổi lễ hay một bữa tiệc ngồi ở vị trí số 1t, ngồi bên phải hay trước mặt chủ là vị khách cho cấp bậc cao nhất. Tuy nhiên, nếu tiếp khách chính là phụ nữ đồng cấp (nếu chủ là nam giới) hoặc là nam giới có cấp bậc cao hơn, chủ sẽ lịch sự nhường vị trí số 1 cho khách.

– Nguyên tắc linh hoạt và có tiêu chí: Trong lễ tân, không phải lúc nào cũng có thể nêu hết các thứ bậc xã hội trong văn bản quy định. Trong nhiều trường hợp, tính linh hoạt là cần thiết. Một vj khách không dự kiến trước, không có trong văn bản quy định thứ bậc nhưng sự có mặt của người này là cần thiết cho tính chất của sự kiện sẽ được ưu tiên dành những vị trí trang trọng, thậm chí trang trọng nhất (người thân của người được trao tặng huân chương tại buổi lễ trao tặng huân chương, những nguời có nhiều huân huy chương hay được trao giải đặc biệt, hoặc người có uy tín trong lĩnh vực văn học, nghệ thuật…). Trong các buổi lễ thường, các chức sắc tôn giáo được xếp sau các quan chức dân sự. nhưng trong một số trường hợp khi tính chất sự kiện mang tính tôn giáo.. thì vị trí của các chức sắc tôn giáo được đề cao. Chính vị vậy, ngôi thứ có thể có những thay đổi, bổ sung so với văn bản quy định ngôi thứ, nhưng nhất thiết phải có tiêu chí rõ ràng và thống nhất từ đầu đến cuối cho những thay đổi đó.

– Nguyên tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài đến thăm được xếp trước khách chủ nhà, nếu hai người cùng cấp. Chỗ của khách nước ngoài trong một đoàn khách do chính quyền nước đó xác định chứ không phải nước chủ nhà.

– Nguyên tắc quan tâm đến các cặp vợ chồng: Vợ được ưu tiên vị trí hơn chồng trong sắp xếp ngôi thứ trong các sự kiện yêu cầu sự có mặt của cả hai. Trong các buổi lễ, các cặp vợ chồng được xếp cùng nhau căn cứ vào thứ bậc người giữ cương vị được mời. Trong các bữa tiệc, các cặp vợ chồng thường được tách ra. ngồi ở cùng một dãy hoặc ngồi ở các bàn khác nhau, trừ trường hợp họ là chủ nhà.
BÀI 2: CÁC NGUYÊN TẮC SẮP XẾP TRONG NGÔI THỨ.

Để đảm bảo sắp xếp ngôi thứ trong lễ tân ngoại giao trong các bàn tiệc, buổi lễ, hội nghị, người ta dựa vào một số quy tắc. Việc sắp xếp nên được nghiên cứu kỹ và sắp xếp trước trước khi diễn ra sự kiện. Xin giới thiệu một số quy tắc cơ bản sau:

-Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân được xác định là vị trí quan trọng nhất. Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Quy tắc này có thể linh hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải…) của khách hay vì một lý do tế nhị nào đó, nhưng phải báo cho khách biết. Trong trương

– Từ trong ra ngoài: Nguyên tắc ngày được đặc biệt lưu ý trong xếp các đoàn tham dự hội nghị, trong việc xếp cờ. Việc áp dụng các nguyên tắc khác trong trường hợp này phải được xét từ phía trên khán đài xuống.

– Quy tắc xếp theo chữ cái ABC: Nguyên tắc này được áp dụng trong các hội nghị, các cuộc đàm phán, đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn. Thứ tự sắp xếp các nước theo thứ tự chữ cái ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ của nước chủ nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế hoặc một ngôn ngữ khác theo thoả thuận giữa các bên, từ A -Z. Tuy nghiên, để bớt cứng nhắc, người ta áp dụng quy tắc này nhưng bốc thăm chữ cái đầu tiên đại diện tên quốc gia được xếp ở vị trí số 1, các vị trí tiếp theo sẽ theo thứ tự ABC kể từ vị trí số 1 trở đi và lộn lên phía trước (Ví dụ, trong tiếng Anh, vị trí đầu tiên là H, thì vị trí thứ 2 sẽ là I, vị trí cuối cùng là G). Tiêu chí sắp xếp cũng có thể thay đổi, có thể là

– Căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự của khách. Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc và quy chế đại diện, vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm, vào tuổi tác, thâm nhiên và danh tiếng của người đó. Người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm niên công tác cao hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì ai nhiều tuổi hơn được xếp trước hơn; nếu cả ba tiêu chí giống nhau có thể căn cứ vào một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ… Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối.

– Quy tắc lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được ưu tiên xếp trước, phụ nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngỗi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được xếp trước khách, (nhưng phu quân của khách laị xếp sau người có thứ bậc kế tiếp khách)

– Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn so với khách địa phương (trong nước) nếu cùng cấp.

– Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam với nữ; các cặp vợ chồng không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì một bàn tiệc.

Tuy không phải là quy tắc, nhưng khi sắp xếp ngôi thứ, cần chú ý một số vấn đề sau, trong chừng mực nhất định, việc thay đổi không làm ảnh hưởng nhiều đến việc sắp xếp.

+ Tính tương đồng của các khách cùng dự (nghề nghiệp, ngôn ngữ…)
+ Nên chọn bàn tròn hoặc bàn vuông để bố trí bữa tiệc.
+ Cần lập sơ đồ sẵp xếp trước khi diễn ra hội nghị
+ Xếp chủ chính và khách chính đối diện khi số người chẵn. Xếp chủ chính và khách chính liền kề khi số người cùng dự một bàn ăn là lẻ, hoặc chẵn.
+ Khi xếp khách ở các lễ đài buổi lễ vị trí của người quan trọng nhất xác định việc sắp xếp ngôi thứ tiếp theo. Thường thì người này ở giữa, nhưng cũng có thể xếp đầu tiên bên phải. Lúc này, cũng tuân theo các nguyên tắc trên nhưng linh hoạt hơn, bên phải xem như ẩn./.