Làm nhãn thư mời, thiệp mời bằng Word 2007

Chọn loại giấy decal phù hợp

Giấy dán nhãn (label) là giấy decal A4/ A5 được chia thành nhiều miếng nhỏ (miếng label) với nhiều kích thước, màu sắc khác nhau và có lớp keo tự dính phía sau. Bạn có thể in các thông tin như địa chỉ, chức danh, số điện thoại... của khách mời lên đó và lột ra dán lên mặt trước của phong bì thư mời tham dự hội thảo, hội nghị, sự kiện... hoặc sử dụng cho các mục đích tương tự.

Bạn có thể dễ dàng mua được loại giấy này ở các cửa hàng bán văn phòng phẩm, nhưng việc làm thế nào để in thông tin chính xác lên vị trị các miếng label đã được chia sẵn mới thật sự là vấn đề. Bạn có thể thực hiện bằng Excel rồi chỉnh các ô trong đó theo tỉ lệ tương ứng với kích thước của các miếng label, nhưng làm như vậy rất dễ bị sai, hơn nữa sẽ mất nhiều thời gian và miếng dán in ra cũng không được đẹp.

Trên tất cả các phiên bản của Word có một chức năng tên là Mail Merge có thể giúp bạn in thông tin lên các miếng label một cách cực kỳ chính xác và nhanh chóng.

Loại giấy label được thử nghiệm trong bài viết này là Tomy 133. Tương tự, bạn dễ dàng điều chỉnh các thông số thiết lập khi dùng các loại giấy label khác.

Lập danh sách khách mời bằng Excel

Trong quá trình chuẩn bị tổ chức một hội nghị, hội thảo hay sự kiện, bạn thường lập danh sách khách mời. Mỗi khách mời có các thông tin như: Tên khách mời, chức danh, nơi công tác... Để làm việc này, bạn hãy dùng Excel. Bạn mở Excel, vào menu File > New > Blank document. Sau đó, dòng đầu tiên trong Excel, bạn nhập tiêu đề cho danh sách, gồm các cột: STT (Số thứ tự), tên khách mời, chức danh, nơi công tác... Xong, bạn nhập danh sách khách mời tương ứng với các cột tiêu đề bên trên, rồi bấm Control + S để lưu lại.

Thiết kế và định dạng

- Xác định kích thước các miếng label và đổi đơn vị thước đo của Word:

Để in thông tin lên các miếng label theo đúng vị trí mong muốn, bạn cần biết kích thước chính xác của mỗi miếng label. Bạn có thể xem thông tin này ở mặt trước hoặc mặt sau của hộp đựng giấy label. Nếu không có hộp, bạn có thể tải hình ảnh thể hiện kích thước của label Tomy theo địa chỉ ở cuối bài viết.

Do kích thước của các miếng label được tính bằng milimet nên bạn cần chuyển đơn vị của thước đo trên Word 2007 sang milimet để thuận tiện cho việc thiết kế và định dạng. Bạn bấm nút Office (nút hình tròn lớn nằm ở góc trên bên trái cửa sổ Word) và bấm tiếp nút Word Options, bấm thẻ Advanced và chọn Milimeters tại mục Show measurements in units of, bấm nút OK.

- Chọn khay giấy và thiết kế miếng label mẫu:

Tiếp theo, bạn bấm thẻ Mailings, bấm nút Start Mail Merge và chọn Labels. Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn khay giấy ở mục Page printers (Đây chính là khay giấy đặt giấy label vô để in) để tránh lãng phí vì khay giấy không đúng. Kinh nghiệm cho thấy, bạn nên chọn khay giấy có ít người sử dụng nhất, tránh chọn khay 1 vì nó là khay máy in mặc định sử dụng.

Sau đó, bạn bấm nút New Label để bắt đầu thiết kế miếng label mẫu. Gọi là miếng label mẫu là vì không cần thiết kế cho các miếng khác, bạn chỉ cần bấm nút để cập nhật tự động.

Ở cửa sổ Label Details, bạn lần lượt thực hiện:

- Đặt tên cho miếng label mẫu tại mục Label name, có thể đặt tùy ý, chẳng hạn như Tomy 133.

- Mục Label height và Label width là chiều cao và chiều rộng của miếng label. Bạn nhập các giá trị tương ứng với kích thước của mỗi miếng label vào mục này. Với giấy Tomy 133, bạn nhập lần lượt là 36 mm và 101 mm.

- Mục Vertical pitch là khoảng cách giữa hai miếng label theo chiều dọc. Đối với giấy label Tomy, bạn điền giá trị mục này giống như giá trị điền vào mục Label height. Cụ thể, với giấy Tomy 133 thì điền 36 mm.

- Mục Horizontal pitch là khoảng cách giữa hai miếng label theo chiều ngang. Đối với giấy label Tomy, bạn điền giá trị cho mục này lớn hơn giá trị tại mục Label width 2 mm. Cụ thể, với giấy Tomy 133, bạn nhập 103 mm.

- Mục Top margin, bạn điền khoảng cách từ lề ngoài cùng phía trên (hoặc dưới) của giấy label đến chỗ có các miếng label. Bạn nhập là 5, nếu dùng giấy label Tomy 133.

- Mục Side margin là khoảng cách từ lề ngoài cùng bên trái (hoặc phải) của giấy label đến chỗ có các miếng label. Bạn nhập là 2 khi dùng giấy label Tomy 133.

- Mục Number across là số miếng label theo chiều ngang. Đối với giấy label Tomy 133, bạn nhập 2.

- Mụ c Numb e r down là số miếng label theo chiều dọc. Bạn nhập 8, nếu dùng giấy label Tomy 133.

Tất cả các mục trên đều được hiển thị bằng hình vẽ tại khung Preview nên nếu vẫn chưa hiểu rõ, bạn có thể xem tại khung này.

Cuối cùng, bạn chọn A4 (21 x 29.7 cm) tại mục Page size và bấm nút OK hai lần để đóng các cửa sổ. Nếu có thông báo hiện ra, bạn bấm nút OK.

Việc thiết kế này chỉ cần làm một lần, Word sẽ lưu lại mẫu thiết kế của bạn. Ở những lần sử dụng sau đó, bạn chỉ cần chọn nó để sử dụng mà không phải tạo mới nữa.

Đến bước này thì Word đã chia trang giấy A4 thành những ô hình chữ nhật tương ứng với các miếng label nhưng bạn vẫn chưa thấy được vì không có đường viền bao quanh. Để tiện cho việc định dạng miếng label mẫu, bạn hãy hiển thị đường viền của các ô này bằng cách bấm 2 phím Control + A rồi bấm thẻ Design và chọn Table Grid (nằm đầu tiên trong mục Table Styles).

Đến đây, việc thiết kế miếng label mẫu xem như đã xong, bạn bấm 2 phím Control + S để lưu file này vào cùng thư mục đã lưu file excel danh sách khách mời để tiện cho việc sử dụng và quản lý sau này.

- Tải thông tin khách mời lên miếng label mẫu và định dạng như ý muốn:

Quay lại thẻ Mailings, bạn bấm nút Select Recipients và chọn Use Existing List. Trong cửa sổ Select Data Source hiện ra, bạn chọn file excel danh sách khách mời rồi bấm Open. Ở cửa sổ Select Table, bạn chọn tên Sheet chứa danh sách khách mời, đánh dấu chọn vào mục First row of data contains column headers rồi bấm nút OK.

Tiếp theo, bạn chèn các cột tiêu đề đã tạo trong tập file danh sách khách mời vào ô đầu tiên của giấy label bằng cách bấm nút Insert Merge Field trong phần Write and Insert Fields và chọn lần lượt các cột dữ liệu tương ứng (Lưu ý: bạn chỉ cần chèn các cột tiêu đề vào ô đầu tiên là được). Chèn xong, bạn bấm nút Update Labels ở phần Write and Insert fields, Word sẽ tự động cập nhật các cột tiêu đề cho các ô còn lại.

Giờ đây bạn đã có thể định dạng thông tin trong miếng label. Để dễ định dạng, bạn hãy bấm nút Preview Results trong mục Preview Results ở thẻ Mailings để xem trước kết quả. Bạn có thể sử dụng hầu hết các chức năng định dạng của Word như in đậm, in nghiêng, gạch chân, canh lề trái/ phải, thụt đầu dòng... để định dạng thông tin trong miếng label. Xong, bấm nút Update Labels để cập nhật định dạng vừa thực hiện cho tất cả các ô còn lại.

Bước cuối cùng cần làm là bỏ hết các đường viền bao quanh các ô label. Để thực hiện, bấm 2 phím Control + A rồi vào thẻ Design, bấm vào hình mũi tên chỉ xuống phía sau chữ Borders tại mục Table Styles rồi chọn No border.

In

Để in label, bạn truy cập vào thẻ Mailings, chọn Finish and Merge tại mục Finish và chọn Print documents. Trong cửa sổ Merge to Printer, có 3 tùy chọn là All (In tất cả các miếng label), Current record (Chỉ in trang label đang hiển thị) và From ... To ... (chọn in từ miếng label số ... đến miếng label số ..., ví dụ từ miếng 1 - 16). Tùy theo nhu cầu mà bạn chọn cho phù hợp. Trước khi in, cần cần chọn khay giấy của máy in trong mục Properties > Paper Select, và đặt giấy label vào khay giấy đã chọn như ở trên. Cuối cùng, bạn bấm nút OK. Nếu có thông báo xuất hiện, bạn bấm nút Yes để tiếp tục.

Hiện tại, trên trang web có địa chỉ rút gọn là http://goo.gl/LSjhuo đang chứa sẵn file danh sách Excel và file Word chứa miếng label mẫu của giấy label Tomy 133. Bạn có thể truy cập vào để download. Ngoài ra, trong file danh sách Excel cũng có một sheet chứa thông tin kích thước của các miếng label Tomy để bạn có thể dùng khi cần.