Tạo dấu cảnh báo khi nhập trùng dữ liệu trong Excel 2003 và 2007

Trong Excel 2003

Giả sử bạn có bảng tính gồm tên sinh viên và mã sinh viên.

- Bôi đen từ ô B5 trở xuống (vùng chứa dữ liệu Mã SV).

- Bấm vào thực đơn Format chọn mục Conditional Formating.

- Bấm vào Conditional1 ở bên trái, chọn Formula Is.

- Nhập công thức: =COUNTIF($B:$B,B5)>1

- Bấm vào nút Format chọn nhãn Patterns.

- Chọn màu vàng hay màu nào đó tùy ý bạn, sau đó bấm OK > OK.

- Nếu bạn nhập trùng, trong cột B, những giá trị trùng sẽ cảnh báo bằng màu cho bạn dễ nhận ra.

Trong Excel 2007

Excel 2007 có thể hiện cảnh báo nhập trùng dữ liệu bằng màu hay bằng hộp thoại

1. Hiện cảnh báo bằng màu

Giả sử bạn có bảng tính như trong hình.

Cách thực hiện như sau:

- Bôi đen từ ô B5 trở xuống (vùng chứa dữ liệu Mã SV).

- Bấm vào thực đơn Home chọn mục Conditional Formating.

- Bấm vào New Rule.

- Chọn dòng cuối cùng “use a fomular to detemine which cells to fomart”.

- Nhập công thức: =COUNTIF($B:$B,B5)>1

- Bấm nút Format.

- Chọn nhãn Fill và chọn màu vàng hay màu nào đó tùy ý, bấm OK, OK.

- Nếu bạn nhập trùng mã sinh viên, sẽ xuất hiện màu cảnh báo cho bạn biết mã này đã có, bạn chỉ cần kiểm tra lại.

2. Hiện cảnh báo bằng hộp thoại

- Bôi đen các ô của cột có tọa độ F5 đến F100 (khu vực bạn cần nhập số liệu).

- Bấm vào thực đơn Data chọn Data Validation\Data Validation.

- Bấm vào nhãn Settings.

- Trong ô Allow bạn bấm vào nút tam giác chọn Custom.

- Trong ô Formula gõ công thức:

=COUNTIF($F$5:$F$1100,F5)=1

- Bấm sang nhãn Error Alert.

- Tại mục Style chọn Stop.

- Trong mục Title gõ Cảnh báo cho bạn biết (Chọn font chữ Unicode), bạn có thể gõ chữ nhưng không có dấu tại mục Tile cũng được.

- Trong ô Error message gõ nội dung thông báo, thí dụ: Số chứng minh thư này đã có (nội dung của thông báo này bạn gõ bằng font Unicode)

- Bấm OK.

- Nếu bạn nhập trùng số chứng minh thư, sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo cho bạn biết với nội dung như trên.

DƯƠNG MẠNH HÙNG