10 Điều thiết yếu cần có của các trang web thư viện

Ngoài ra, trang web cũng là nơi cung cấp cho bạn đọc thông tin về thời gian thư viện mở cửa phục vụ, vị trí của các thư viện cơ sở, những quy định và những sự kiện của thư viện. Bất kể người sử dụng đang ở nơi làm việc hay ở nhà thì trang web thư viện vẫn là giao diện để họ tiếp cận với thư viện. Vì lý do này mà người sử dụng thường có xu hướng đánh giá thư viện thông qua những trang web của họ. Giao diện của thư viện thiết kế lộn xộn hay gọn gàng, tinh tế? Thư viện sử dụng kiểu thiết kế hiện đại với những nội dung năng động, hay chỉ là văn bản dạng HTML? Thư viện đã áp dụng những công cụ mới như Twitter, Meebo, MetaLib hay vẫn sử dụng kiểu thiết kế cổ điển từ những năm 1990 với phông chữ Times New Roman?

         Cách thức trình bày trang web thư viện chính là thông điệp họ bày tỏ với người sử dụng. Nếu trang chủ sắp đặt khó hiểu, người sử dụng chắc chắn sẽ đánh giá thư viện đó là phức tạp. Nếu trang chủ có quá nhiều những đường dẫn, người sử dụng sẽ dễ bị lạc hướng khi truy xuất thông tin. Ngược lại, nếu giao diện của thư viện trông có vẻ lạc hậu thì người sử dụng có thể sẽ nghĩ rằng thư viện đó cũng lỗi thời như thế. Do vậy, việc thiết kế trang web có ý nghĩa quan trọng đặc biệt.

         Bước tiếp theo các thư viện cần làm là phải xác định phương hướng phát triển trang web của mình: thay trang chủ mới, thiết kế lại hoàn toàn, đổi mới diện mạo hay chỉ thêm vào một số đặc điểm mới? Vấn đề phát triển trang web thư viện đòi hỏi các thư viện cần thử nghiệm với nhiều cái mới. Cụ thể là các thư viện không cần thiết phải đi theo những xu hướng thiết kế web hiện thời mà thay vào đó cần tập trung vào những yếu tố có thể cập nhật hóa diện mạo trang web của thư viện, cải thiện chức năng và tạo ra ấn tượng tích cực lâu dài đối với người sử dụng. Dưới đây là 10 điều cần có đối với các thư viện khi thiết lập trang web của mình và những thư viện Mỹ tiêu biểu có các trang web được khách hàng đánh giá cao

1. Quảng bá:

         Trang chủ có ý nghĩa hơn nhiều so với một cổng dẫn tài liệu. Đó là công cụ tiếp thị cơ bản nhất, là nơi thư viện quảng bá những sự kiện, các bộ sưu tập, những tài liệu thông dụng được ưa chuộng, công nghệ và những dịch vụ của mình. Hãy sử dụng kết hợp đầu đề chữ lớn, tranh ảnh, đoạn phim, trích đoạn blog và những phương pháp khác để thu hút sự chú ý. Cách sắp xếp đóng vai trò quan trọng bởi thông tin trên trang chủ không đảm bảo rằng người sử dụng sẽ xem và để ý đến chúng. Các cột hai bên và bên dưới không thật sự quan trọng, vì thế hãy đặt những thông tin lôi cuốn gần lên đầu để người sử dụng tiện theo dõi khi họ truy cập. Đảm bảo rằng các nội dung được làm mới thường xuyên để người sử dụng có động cơ để quay lại xem trang web của bạn.

Thư viện mẫu: Hệ thống thư viện Orange County (bang Florida) (www.ocls.info)

2. Phân loại trang web:

          Khi nói chuyện với một trẻ nhỏ, giọng và ngữ điệu bạn sử dụng sẽ khác với khi bạn nói chuyện với đồng nghiệp. Vậy tại sao không áp dụng điều này cho trang web của bạn? Các thư viện thường phát triển các trang web của mình cho nhiều khách hàng khác nhau, nhưng mỗi một nhóm khách hàng khác nhau lại có những nhu cầu về dịch vụ và tài liệu riêng. Cách diễn đạt, hình ảnh, phong cách phải tùy biến theo đó. Một trang web mà các thanh thiếu niên hay sử dụng chắc chắn phải khác với trang web cha mẹ của họ ưa thích. Do đó, hãy cân nhắc để xây dựng những nội dung khác nhau cho từng loại đối tượng mà bạn phục vụ.

Thư viện mẫu: Thư viện trường đại học bang Colorado (www.colostate.edu); Thư viện trường Cao đẳng bang Buffalo (New York) (www.buffalostate.edu)

3. Sử dụng hình ảnh:

        Không ai muốn đọc một trang web đầy những đường dẫn, vì vậy bạn hãy sử dụng những biểu tượng để ngăn đoạn văn bản. Trang web của trường đại học bang Bắc Carolina là thư viện mẫu tiêu biểu trong việc kết hợp những hình ảnh vào thiết kế của mình. Thư viện trường này đã sử dụng biểu tượng xen lẫn với văn bản để biểu thị những mục lục đa phương tiện như máy tính, máy quay hay sách điện tử. Bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh để làm nổi bật những loại tài liệu cụ thể như đĩa CD, DVD hay những cuốn tiểu thuyết được ưa chuộng. Hãy thu hút sự chú ý của người xem bằng cách cho phép họ xem lướt qua trang web để tìm những thứ họ cần.

Thư viện mẫu: Thư viện trường đại học bang Bắc Carolina (www.ncsu.edu)

4.  Đưa tranh ảnh vào trang web:

        Những bức ảnh thường có sức diễn đạt nhiều hơn so với lời nói, do vậy hãy sử dụng chúng một cách khéo léo để giảm thiểu sự lộn xộn trên trang web của bạn. Hãy coi đây là cơ hội tốt để bạn đưa ra những đặc trưng chỉ riêng bạn có. Nếu thư viện của bạn có thiết kế độc đáo, phong cảnh thu hút hay có thiết kế nội thất đặc sắc, hãy đưa những điểm này lên trang web của mình. Hãy chú trọng giới thiệu về hệ thống máy tính, quán café, những khu vực được thiết kế riêng hay bất cứ đặc điểm nào làm cho thư viện của bạn nổi bật hơn so với những thư viện khác. Những người ghé thăm trang web của bạn có thể chưa biết những gì bạn có, vì vậy tiếp thị hình ảnh của mình để gây ấn tượng tốt là việc bạn cần làm.

Thư viện mẫu: Thư viện công cộng Seattle (www.spl.lib.wa.us)

5.  Sử dụng hộp tìm kiếm:

        Hãy thêm hộp tìm kiếm vào từng trang trong trang web của bạn, ở đầu hoặc ở thanh định hướng để người sử dụng có thể tìm kiếm bất kỳ khi nào họ muốn mà không cần phải quay về trang chủ. Nhiều thư viện hiện nay đang áp dụng hộp tìm kiếm liên hợp trên trang chủ của họ. Công cụ này giúp đơn giản hóa quá trình tìm tin, cho phép người sử dụng giới hạn phạm vi tìm kiếm thông qua những loại tài liệu khác nhau như phim ảnh hay những bài báo tạp chí. Người sử dụng còn có thể tìm kiếm bằng từ khóa để truy xuất đồng thời nhiều cơ sở dữ liệu thay vì phải truy cập từng cơ sở dữ liệu riêng lẻ. Kết hợp hộp tìm kiếm liên hợp vào trang web là cách tiết kiệm thời gian bởi nó cho phép mọi người tìm kiếm tài liệu của thư viện dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Thư viện mẫu: Thư viện Philadelphia (www.library.phila.gov); Thư viện trường đại học Virginia (www.virginia.edu)

6.  Những trang web thích hợp cho điện thoại:

       Trong giai đoạn đầu của quá trình xây dựng trang web, các nhà thiết kế đã từng băn khoăn về những đặc điểm kỹ thuật như tính tương thích và khả năng thay đổi cỡ màn hình của giao diện trang web. Thực tế hiện nay có rất nhiều người truy cập các trang web thông qua điện thoại di động của họ. Do vậy, các nhà thiết kế web lại phải tính đến việc xây dựng những trang web dùng cho điện thoại để cân nhắc xem giao diện của trang web có vừa với màn hình nhỏ như điện thoại không hay có nên xây dựng trang web chỉ toàn là văn bản? Thư viện có thể đưa ra những cách thức nhanh và dễ dàng để giúp người sử dụng tìm kiếm sách, kiểm tra tình hình tài khoản, nhắn tin cho cán bộ thư viện hay kết nối GPS đến căn hộ của mình không? Tương lai của việc thiết kế trang web đang dành chỗ cho những trải nghiệm di động.

Thư viện mẫu: Thư viện công cộng Kankakee (www.kankakee.lib.il.us)

7. Phản hồi của người sử dụng:

       Trang web là nơi lý tưởng để tiếp nhận những ý kiến, nhận xét đánh giá hay những lời phàn nàn. Tuy vậy, đừng đơn thuần đưa ra một mẫu thư phản hồi cho người sử dụng. Hãy dành một chỗ trong trang web của bạn để đăng tải những phản hồi của người sử dụng cùng với hồi đáp chính thức của thư viện. Hãy cho mọi người thấy rằng thư viện đã tiếp thu ý kiến của người sử dụng và đã đưa ra hành động cụ thể để giải quyết. Kênh thông tin này cho phép người sử dụng gắn kết tích cực hơn với thư viện và thấy rằng phản hồi của họ được coi trọng

Thư viện mẫu: Thư viện trường đại học bang Oklahoma (www.okstate.edu)

8. Lặp lại nhiều nội dung trên trang web:

        Bạn đã bao giờ xem mọi người sử dụng trang web của bạn và tự hỏi tại sao họ lại bấm vào một đường dẫn cụ thể? Những điều rõ ràng với chúng ta lại có thể gây thắc mắc cho người sử dụng. Một trong những vấn đề quan trọng cần chú ý là từ vựng. Thư viện của bạn có thể có đường dẫn mượn tài liệu liên thư viện, nhưng thuật ngữ này lại có thể xa lạ với những người mới sử dụng thư viện khi họ muốn tìm một loại tài liệu hiện không có trong thư viện của bạn. Việc tạo lập nhiều đường dẫn cho cùng một nội dung cho phép người sử dụng dễ dàng tìm kiếm nội dung họ cần, thậm chí nếu họ bấm vào những đường dẫn sai và bị mất phương hướng thì vẫn có những đường dẫn khác giúp họ trở lại nội dung cần tìm nhanh chóng hơn.

Thư viện mẫu: Thư viện trường đại học Washington (www.washington.edu)

9. Cài đặt Google Analytics:

        Quá trình thiết kế web mang tính hệ thống và đòi hỏi sự trau dồi liên tục. Một trong những điều các thư viện cần làm là cài đặt Google Analytics để đánh giá cách thức trang web của họ được sử dụng. Với công cụ miễn phí này của Google,  thư viện có thể đo lường được hiệu quả của việc quảng cáo, đánh giá được những trang web cụ thể hay được người dùng sử dụng nhất, cũng như nhận dạng được những trở ngại thông dụng của trang web. Bên cạnh đó, việc phân tích cách ứng xử trực tuyến thực tế cũng đóng vai trò khá quan trọng. Loại dữ liệu này cho phép bạn hợp lý hóa cách dùng từ, sắp xếp lại nội dung và tìm ra những lĩnh vực bạn cần tập trung vào thời gian sắp tới.

Trang web cần tìm: www.google.com/analytics.

10. Một cách yêu cầu giúp đỡ đơn giản:

        Hiện nay các thư viện đang đưa ra nhiều cách thức để trả lời thắc mắc của người sử dụng, có thể là hỏi đáp trực diện, điện thoại, thư điện tử, hoặc qua trò chuyện trực tuyến. Bên cạnh những dịch vụ tra cứu nói trên, bạn đừng bỏ quên đường dẫn hỏi đáp trực tuyến với cán bộ thư viện có trên trang web của mình. Hãy làm cho người sử dụng có nhiều cách thức để yêu cầu giúp đỡ. Công cụ giống như Meebo có thể mang lại nhiều lợi ích bởi nó hiển thị được số lượng người truy cập vào trang web chỉ qua một hộp thư thoại đơn giản mà không cần họ phải đăng nhập, cài đặt phần mềm hay vào sâu trong trang web. Công cụ này nên được nhúng luôn vào trong quá trình thiết kế trang web để người sử dụng có thể liên hệ trực tiếp với cán bộ thư viện ở bất kỳ nơi nào trong trang web của bạn.

Thư viện mẫu: Thư viện trường đại học Tennessee (www.utk.edu)