Trang web thư viện trong tương lai

     Còn đối với những cán bộ giảng dạy, có ít nhất 2 động lực thôi thúc họ quan tâm đến trang web thư viện của trường. Thứ nhất là nhu cầu của chính giảng viên cần tìm các tài liệu hỗ trợ cho việc nghiên cứu của mình. Thứ hai, họ mong muốn sinh viên khám phá ra những nguồn tin quý giá phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu, mang lại những bài luận có chất lượng cao.

     Đây có lẽ vẫn là giấc mơ của các học giả bởi thực tế cho thấy các trang web thư viện chưa đáp ứng được những gì mà họ mong đợi. Tháng 8 năm 2008, Tập đoàn Ithaka đã công bố bản báo cáo về mối quan hệ giữa cán bộ giảng dạy và những nguồn tin điện tử có trong thư viện của trường. Bản báo cáo  đã chỉ ra rằng, khi đánh giá những nguồn tài liệu điện tử trong các bộ sưu tập của thư viện - đặc biệt trong ngành kinh doanh, khoa học và công nghệ - các giảng viên đều đánh giá chúng quan trọng hơn nhiều so với những bộ sưu tập tài liệu in. Cũng theo bản báo cáo của Ithaka, các cán bộ thư viện đại học đánh giá chức năng của thư viện như cổng thông tin là "rất quan trọng". Tuy nhiên, khi được yêu cầu đánh giá về vai trò của thư viện đối với quá trình giảng dạy và nghiên cứu, các cán bộ giảng dạy xếp hạng thư viện ở những mức độ rất khác nhau. So sánh với những bản báo cáo các năm trước của Ithaka, trường không còn đánh giá cao thư viện như một cổng thông tin quan trọng khi tiếp cận với những nguồn thông tin học thuật. Một ví dụ minh chứng cho sự suy giảm giá trị của các trang web thư viện là: tháng 9/2008, bản báo cáo của Simon Inger Consulting có tựa đề "Cách thức độc giả định hướng tiếp cận các nội dung học thuật" đã đưa ra số liệu về những nguồn tài liệu mà các nhà nghiên cứu hay sử dụng nhất. Kết quả cho thấy hai nguồn tài liệu được sử dụng thường xuyên nhất là những cơ sở dữ liệu chuyên ngành cụ thể và những công cụ tìm kiếm trên mạng. Theo tiêu chí đánh giá này thì các trang web thư viện thậm chí còn ít được sử dụng hơn các trang web của các nhà xuất bản hay những đường dẫn tới các tạp chí khác.

     Thực trạng này cần phải được thay đổi. Câu trả lời chung cho cộng đồng thư viện đại học là phải cải thiện tính hữu dụng của trang web. Giao diện thân thiện, phương thức tìm kiếm đơn giản và mang tính cá nhân hóa hơn là một trong những đặc tính mới mà các nhà thiết kế trang web phải tính đến khi thiết lập trang web thư viện.

     Chức năng cơ bản của các trang web thư viện hiện thời là kết nối bạn đọc với những nội dung sẵn có của mình từ những bài báo mạng, sách điện tử hay những tạp chí điện tử, và phương thức truy cập phải được thiết lập với ít hạn chế và với tốc độ nhanh nhất có thể. Với những nguồn tin điện tử thông dụng thì cổng thông tin có thể đáp ứng tốt. Tuy vậy, thiếu sót nghiêm trọng cần sửa đổi là các trang web thư viện của các trường vẫn chưa thu hút được cộng đồng bạn đọc khám phá ra nguồn thông tin dồi dào mình hiện có cho công việc nghiên cứu của họ. Các giảng viên và sinh viên có xu hướng tìm kiếm những trang web tài liệu theo cách thức riêng của mình tuy rằng điều này lại khiến họ có khả năng bỏ qua những nguồn tài liệu điện tử mới hoặc có liên quan đã có sẵn ở trong thư viện.

     Chủ trương thay đổi cổng thông tin các thư viện dẫn tới hai vấn đề. Một là, làm thế nào để các thư viện có thể giới thiệu được với bạn đọc một cách hiệu quả về những nội dung mình sẵn có? Hai là, tuy chưa mang tính hữu dụng cao nhưng các thư viện có thể thay thế cổng thông tin bằng phương thức nào? Thật khó tìm câu trả lời. Những thay đổi cần có phụ thuộc vào nhận thức của các cán bộ trong trường  rằng đó là việc mà họ cần cùng hợp tác để thực hiện.

     Điều đầu tiên các cán bộ thư viện cần làm là phải nắm được cách thức cải thiện trang chủ của thư viện. Trên thực tế, không phải là các trang web thư viện của các trường hoàn toàn không chú ý đến việc tiếp thị hình ảnh của mình mà chỉ do phương pháp họ làm chưa tốt. Tin tức về những chương trình, sự kiện hoặc những tài liệu mới của thư viện thường được nhét vào một góc trang web và chỉ giới hạn trong một vài đoạn văn bản nhỏ chứ không được đặt ở  khu vực chính giữa trang – nơi mà bạn đọc thường nhìn thấy đầu tiên khi truy cập. Một cổng thông tin được sắp xếp hợp lý phải đặt những đường dẫn tới mục lục thư viện, danh sách cơ sở dữ liệu và những tên tài liệu mới hiện có ngay lên trang đầu và ở khu vực gần hoặc chính giữa giao diện của trang web. Hiện nay đã có những thư viện sử dụng  hộp tìm kiếm để truy xuất thông tin hiện có bằng cách đặt hộp tìm kiếm này ngay ở đầu trang.

     Ngoài ra, các thư viện cũng cần dành những khu vực mà bạn đọc dễ thấy nhất cho những thông tin về thư viện, giới thiệu những dịch vụ thư viện có thể cung cấp và những hoạt động bề nổi của thư viện nằm trong những hoạt động văn hóa xã hội chung của trường. Cổng thông tin thư viện cần nhấn mạnh đến nguồn tài liệu mình nắm giữ, vai trò của thư viện trong các hoạt động của trường và thiết lập mối quan hệ gắn bó giữa các cán bộ giảng dạy và sinh viên trong trường. Làm được điều này là họ đã giải quyết được vấn đề đầu tiên - đó là gia tăng nhận thức của bạn đọc về những nguồn tài liệu điện tử mà các trường đã đầu tư rất nhiều để mua và xây dựng.

     Vấn đề nữa đặt ra là làm thế nào để thư viện có thể làm cho những cơ sở dữ liệu đắt giá này có thể được sinh viên tiếp cận? Thư viện các trường đại học đang dần chuyển hướng đi để đáp ứng những yêu cầu mới. Cổng thông tin không nhất thiết phải là nơi duy nhất giảng viên và sinh viên có thể tìm kiếm tài liệu phục vụ cho nghiên cứu. Những thư viện đi tiên phong đang dần phân phát nội dung của  mình bằng cách đặt những đường dẫn ở mọi trang web nội bộ trong trường  để bạn đọc có thể dễ dàng nhìn thấy và sử dụng. Nó thay đổi cơ chế của thư viện từ "bạn phải ghé thăm trang web của chúng tôi" sang "chúng tôi ở bất cứ nơi đâu bạn cần"

     Bên cạnh đó, khu vực dành cho các khóa học luôn được kết nối tới tài liệu của thư viện. Cán bộ thư viện các trường đại học đang làm cho điều này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết để tích hợp những tài liệu phục vụ nghiên cứu vào các phần mềm quản lý các khóa học hoặc thậm chí là vào trang web cá nhân của những cán bộ trong trường. Tại thư viện trường đại học Temple, các thủ thư tạo ra những gói tài liệu bao gồm cả hộp tìm kiếm của Google và những đường dẫn ngoài thư viện có thể có ích đối với giảng viên và sinh viên trong khi làm nghiên cứu. Nếu các cán bộ giảng dạy muốn kết nối tới những bài báo cụ thể, họ cũng có thể thêm những bài báo đó vào. Những gói nội dung như thế sẽ được gửi tới các cán bộ giảng dạy qua thư điện tử (email), từ đó cán bộ giảng dạy sẽ cho đăng tải những thông tin này lên khu vực dành cho các khóa học. Những nội dung nói trên được thiết lập như một trang học liệu độc đáo, thậm chí có cả đường dẫn thư viện tới nội dung chính của khóa học.

     Cán bộ giảng dạy chính là chất xúc tác trong quá trình chuyển đổi khái niệm cổng thông tin thư viện. Điều họ cần làm để thực hiện được nhiệm vụ này là mở cánh cổng đến khả năng hợp tác nhiều hơn với cán bộ thư viện các trường đại học. Có nhiều cách để thư viện tham gia vào nguồn học liệu của trường không chỉ bằng cách thông qua hệ thống máy chủ kết nối đường dẫn tới thư viện trong phần mềm. Hiện nay, con đường trực tiếp và hiệu quả nhất là làm việc với cán bộ giảng dạy để tích hợp nguồn tài liệu điện tử của thư viện vào khu vực thông tin dành cho các khóa học hay những trang web của từng lớp học. Các cán bộ giảng dạy cũng có thể thúc đẩy quá trình này bằng cách làm quen dần với những nguồn tài liệu điện tử của thư viện trong ngành học của mình. Cộng tác với các cán bộ giảng dạy của trường có thể giúp đạt được cả hai mục tiêu: giúp sinh viên và giảng viên nhận ra được nguồn tài liệu điện tử phong phú của thư viện và làm cho bạn đọc có thể tiếp cận thông tin của mình dễ dàng hơn thông qua việc kết nối tới các khu vực dành cho các khóa học.

     Năm 2006, bản báo cáo của OCLC công bố có nhan đề “ Nhận thức của sinh viên đại học về thư viện và các nguồn thông tin” khẳng định rằng những lời giới thiệu của cán bộ giảng dạy về những nguồn tin điện tử có thể có ảnh hưởng khá lớn đến việc lựa chọn tài liệu học tập của sinh viên. Do đó, cộng tác với các cán bộ giảng dạy là một đường dẫn đáng tin cậy để giúp sinh viên biết về nguồn tài liệu điện tử phong phú của thư viện trường. Thêm vào đó, cộng tác cũng là cách mà các cán bộ thư viện và cán bộ giảng dạy chia sẻ mục tiêu chung trong việc giúp sinh viên thành công hơn trong việc học và nghiên cứu.

     Nói một cách đơn giản, cổng thông tin như chúng ta biết hiện nay không mang tính bền vững cao. Cùng với quá trình chuyển đổi từ sách in sang tài liệu điện tử, nếu các thư viện các trường đại học không nắm bắt được thời điểm nên thay đổi cổng thông tin của mình thì không bao lâu sau, các trang web của họ sẽ ngày càng ít hữu dụng và mất dần vai trò quan trọng của mình trong việc giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên trong trường.